Se identifica en el latín acta asociado a actum, que refiere a un acto propiamente dicho y de esa manera se distingue la influencia del verbo agere, que refiere al hacer. A partir de algo que está hecho o ha sucedido, surge la posibilidad de expresarlo por escrito de una manera oficial y rigurosa, exponiéndose un documento que tiene la denominación de acta.

El sentido actual de esta palabra se remonta al derecho romano

Si bien los babilonios crearon el primer código legislativo (el Código de Hammurabi) y los griegos tenían tribunales de justicia (por ejemplo, los miembros del Consejo situado en la colina del Areópago juzgaban a los asesinos) fueron los romanos quienes desarrollaron el derecho tal y como lo entendemos en la actualidad.

Las actuaciones judiciales en la civilización romana estaban formadas por un documento o acta junto con un expediente. Para referirse a ambos escritos se utilizaba la expresión «apud acta». En latín también encontramos algunas expresiones con este vocablo (por ejemplo, ad acta, que quiere decir » a los asuntos «). En el lenguaje cotidiano cuando se quiere certificar un suceso se emplea la expresión «levantar acta».

En la mayoría de entidades u organizaciones existe un libro de actas. En el mismo aparecen normalmente los acuerdos alcanzados en las reuniones (para garantizar que el contenido de dicho libro no pueda modificarse de manera fraudulenta se numeran las páginas). Como es lógico, después de la redacción del acta las personas que han intervenido en su elaboración tienen que aprobarla. Como se puede apreciar, se trata de una formalidad que pretende garantizar por escrito la verdad de unos hechos.

En el contexto notarial

Si bien un acta se redacta en cualquier ámbito privado o público, es en la esfera notarial donde más se habla de este documento. El acta notarial es el escrito protocolar empleado por un notario y que se entrega a la parte interesada, ya que este profesional no actúa de oficio sino a partir de la petición de alguien.

Antes de proceder a redactar el acta el notario tiene que verificar la capacidad de obrar del interesado, comprobando para ello su identificación y el documento legal que le representa

Algunas actas pueden generar consecuencias legales (por ejemplo, aquellas que están relacionadas con las relaciones mercantiles o con las letras de cambio). Normalmente el hecho comprobado por el acta tiene valor si existe un contrato preexistente.

En síntesis, el acta notarial es el documento original que se entrega a la parte interesada y que solo pone de manifiesto unos hechos (mientras la escritura pública implica el reconocimiento de unos derechos, el acta solamente expresa unos hechos).